Artikel bei imgriff in KW17

Die erste Woche als Autor bei imgriff.com ist geschafft. Hier die Artikel:

Highrise ist da – Endlich ein MicroCRM/Kontaktmanager

90 Prozent meiner Arbeit als selbstständiger Webworker besteht in der Kommunikation mit Kunden und Partnern. Telefongespräche, E-Mails, Chats und persönliche Gespräche bilden den Kern meines Arbeitsalltags. Ständig bin ich mit einer großen Anzahl an Leuten gleichzeitig am kommunizieren. Leider verliere ich dabei viel zu häufig den Überblick. Muss ich Kunden XY noch was schicken oder warte ich gerade auf seine Antwort? Hat Partner YZ schon konkret die Preise für Projekt ZY genannt oder wartet er auf Details von mir? Immer wieder ist es mir im letzten Jahr (hab neulich überrascht festgestellt, dass ich inzwischen mein erstes Jahr im Beruf und als Selbstständiger überstanden habe) passiert, dass ich Dinge verpeilt oder versaut habe, weil mir der Überblick fehlt. Meine GTD-Listen helfen mir ein bisschen, aber sie enthalten ausschließlich nächste Schritte, ein aktueller Status lässt sich nur schwer herauslesen.

Richtig kompliziert wird es, wenn man mit mehreren Leuten zusammenarbeitet und dann mit Kunden kommuniziert. Hast du mit XY schon gesprochen wegen bla? Wieso hast du YZ den Preis gesagt, ich hatte doch diesen Preis genannt? Für solche Dinge haben wir in der Regel versucht Basecamp einzusetzen. Allerdings hat sich die Projektorientierung von Basecamp meist als praxisfern erwiesen. Häufig gehen Projekte direkt in einander über. Oder es kommt nie zu einem Projekt. Dazu sind Projekte teuer, wenn man in Basecamp für jeden Lead eines anlegt. Und in der Regel habe ich fast immer nur mit einer Person zu tun. Die findet es dann meist komisch, wenn ich ihr einen extra Zugang zu nem komischen System gebe, wenn man auch einfach Mail nutzen kann.

Für solche Problemstellungen wird in der Regel Customer-Relationship-Management-Software (CRM) verwendet. Diese ermöglicht es genau festzuhalten, was man mit einem Kunden besprochen hat, wie der Status ist und wer gerade im Kontakt mit dem Kunden steht. CRMs sind allerdings in der Regel große, komplexe und sehr teure Softwarepakete, die für den Vertrieb und den Service von größeren Unternehmen entwickelt wurden. Ein MircoCRM, wie ich es bräuchte, in dem ich einfach nur meine verschiedenen Kontakte verwalten und mit Notizen ergänzen kann, gab es bisher nicht.

Ich weiß gar nicht mehr genau wann, aber irgendwann zu Beginn des letzten Jahres haben die Jungs von 37signals angekündigt, dass sie sowas bauen wollen. Seitdem ist verdammt viel Zeit vergangen und meine Geduld wurde arg strapaziert. Ich glaube, ich habe noch nie so sehr den Launch einer Webapplikation herbei gesehnt, wie diesen.

Nun ist es endlich soweit. Gestern wurde Highrise gelauncht, nachdem die Wochen zuvor schon die meisten Features und Funtkionsweisen vorgestellt wurden (Lesetipp 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 und 8). Ich bin sehr, sehr angetan. Spiele und probiere damit seit gestern Abend herum und hätte inzwischen schon meinen Basecamp-Account gecancelt, wenn da nicht noch lauter Projekte drauf wären, die ich für andere hoste.

Also, Highrise ist ein einfach gestalteter Kontaktmanager. Zu jedem Kontakt, den ich einfüge kann ich neben den Kontaktdaten Notizen, Dateien und Aufgaben hinzufügen. So habe ich immer im Überblick, was gerade der Stand mit diesem Kontakt ist. Dazu kann ich weitere Leute mit reinholen, die dann ebenfalls Zugriff auf die Kontakte haben und die Notizen und Aufgaben einsehen können (natürlich lässt sich genau steuern, wer was sehen und verändern darf).

Tour-Person

Mit den Aufgaben kann man planen, was als nächstes zu tun ist. Sehr cool ist dabei die flexible Anwendung der Fälligkeit. Ich kann grob nächste Woche sagen oder einen sehr spezifischen Termin festlegen, wenn ich will. Ich kann auch anderen eine Aufgabe zuteilen.

Tour-Tasks

Extrem cool ist die Integration von E-Mail in das System. Wie bei den meisten anderen 37signals-Produkten auch werden E-Mail-Adressen generiert, an die man seine Korrespondenz mit einem Kontakt weiterleiten kann. Die Mails werden dann automatisch in Highrise integriert. Wenn ich also einem Kontakt eine Mail schreibe, füge ich die spezielle E-Mail-Adresse im BCC-Feld ein. Dadurch erscheint die Mail nach dem Absenden direkt in Highrise mit dem entsprechenden Kontakt verknüpft. Man kann die E-Mail-Adresse sogar so erweitern, dass die E-Mail nicht nur dem entsprechenden Kontakt zugeordnet wird, sondern dass daraus auch gleich eine Aufgabe generiert wird. Antwortet mir ein Kontakt z.B. per E-Mail mit einer Bitte um mehr Informationen kann ich die E-Mail an Highrise weiterleiten und automatisch eine Aufgabe erstellen lassen, die mich daran erinnert, dem Kontakt bis nächste Woche die gewünschten Informationen zu schicken.

Tour-Email

Cases sind eine weitere, hilfreiche Funktion, um zusammengehörende Dinge auf einen Blick zu erfassen. In Cases kann man Notizen, Dateien, Mails und Personen zusammenbringen, die z.B. zusammen an einer Kampagne arbeiten.

Kleiner Wehmutsfaktor ist derzeit noch die Preisgestaltung. Die ist nicht nur 37siganls-gemäß hoch, sondern scheint auch noch nicht wirklich passend für die verschiedenen Stufen des Einsatzes. So verzichte ich als Einzelperson gerne auf eine zweite Person für meinen Account hätte aber gerne ein paar mehr mögliche Kontakte als 25. Bleibt zu hoffen, dass Jason Fried & Co das zügig anpassen.

So, in der Theorie klingt das alles sehr, sehr cool und extrem hilfreich. Nun muss sich das Ding auch in der Praxis beweisen. Schaun ma mal.

Update: Probiere gerade mit meinen Visionary-Tree-Jungs Highrise aus und dabei fiel uns auf, dass es bei Highrise super funktioniert, wenn man sich als Gruppe/Netzwerk ein Paket holt und man dann es sowohl für die gemeinsamen als auch für die persönlichen Projekte nutzt. Die Rechtevergabe macht es möglich, dass ich Kontakte hinzufügen kann, die niemand sonst sehen kann. Da meine Kontakte in der Regel nie mit dem System in Berührung kommen ist auch das Branding sowie die Sprache völlig egal, was bei Basecamp immer noch ein Problem war. Und so kann man sich z.B. zu fünft ein 49$ Paket leisten, jeder zahlt nur 10$ und man hat trotzdem Cases und SSL. Nice!

Mehr zum Thema:

Twitter – Produktivitätskiller oder Vernetzungstool

Kathy Sierra schreibt über Twitter als das ulimative Workflow-Unterbrechungstool (via Nicole). Und sie hat recht! Ich hatte übers Wochenende mal die Weiterleitung der Nachrichten aufs Handy an, weil ja alle gerade bei SXSW sind und bin bald wahnsinnig geworden.

Grundsätzlich denke ich, dass Twitter uns noch mehr als IM und E-Mail herausfordert, kompetent mit unseren Kommunikationsmitteln umzugehen. Das heißt sie zu bestimmten Zeiten komplett abzustellen, um konzentriert und im „Flow“ arbeiten zu können.

Ich denke aber auch, dass sich Twitter vom momentanen Overkill der belanglosen Nachrichten in ein praktisches 1-zu-Gruppe-Kommunikationstool weiterentwickeln wird. Wie genial wäre es, wenn ich dediziert nur an eine bestimmte Gruppe meines Umfelds schreiben könnte, dass ich jetzt ins NUN gehe und alle eine SMS bekommen. Es würde unsere Leben deutlich mehr miteinander vernetzen. Und wenn ich konzentriert arbeiten will, mache ich eh mein Handy aus.

Blogtipp: Web Worker Daily

Mobile electronics, wireless networks and online applications aren’t just shifting workflow paradigms, but also social etiquette, management policies and business models. A new tribe of bedouin has evolved, with laptops instead of camels, hopping between wifi hotspots like oases. It is high time that net set should openly, in the face of the whole world, publish their views, their aims, their tendencies,and meet the jet set with a manifesto: Web Worker Daily. Because inspiration is meant to be shared.

Web Worker Daily

Lustig, dass mir gerade heute jemand den Link zu Web Worker Daily schickt. Denn gerade heute hatte ich mal wieder mit tierischen Konzentrationsproblemen zu kämpfen und habe mir so überlegt, morgen mal wieder ein paar Stunden im Kaffeehaus zu arbeiten. Der Umgebungswechsel funktioniert bei mir in der Regel als idealer Motivator. Mal schauen, ob’s morgen was hilft.

Ich mache kein GTD (Update)

In letzter Zeit habe ich häufig darüber nachgedacht, einen eigenen Produktivitätsblog zu starten. Fast ein Jahr ist der Artikel ‚GTD in einer Nußschale‘ jetzt alt und trotzdem ist er weiterhin jede Woche der am meisten gelesene Artikel in meinem Blog. Die meisten meiner Besucher, die von Google kommen, haben nach ‚gtd‘ gesucht. Jedes Quartal verkaufe ich zwischen fünf und zehn ‚Wie ich die Dinge geregelt kriege‘-Bücher über dieses Blog. Scheinbar herrscht ein immenses Interesse an der Thematik. Das sehe ich ja bei mir. Ich kaufe blind alles, was mir mehr Effektivität und Zeit verspricht. Was liegt da näher als ein Blog speziell zu der Thematik zu starten und gleichzeitig den Einstieg ins ProBloggen zu wagen. Könnte funktionieren.

Und doch bin ich irgendwie zurückhaltend. Das könnte z.B. damit zusammenhängen, dass ich bei Don Miller in einem Buch gelesen habe, dass er früher Selbsthilfebücher verschlungen hat. Aber irgendwann hat er gemerkt, dass sie einfach nichts mit dem realen Leben zu tun haben und im Alltag nichts bringen. Dann wäre da noch meine eigene Unfähigkeit von all den Produktivitätsmethoden, von denen ich in den letzten Jahren gelesen habe, auch nur eine wirklich umzusetzen. Ja, stimmt, ich habe eine komplette GTD-Ausstattung hier. Alle ist da und funktioniert. So ca. einmal im Monat fällt mir dann auch wieder ein, dass ich das Ding ja dringend mal wieder benutzen sollte. Dann setze ich mich mit schlechtem Gewissen hin und versuche mal wieder alle losen Enden zu sammeln. Ich definiere tolle, einfache nächste Schritte und schwöre mir ab sofort alles besser zu machen. Meistens schaffe ich es nicht mal zwei Tage. Projekte verlaufen einfach immer komplett anders. Fertig werden sie am Ende meistens trotzdem, irgendwie. Nicht, dass ich nichts von GTD gelernt hätte. Einige Prinzipien habe ich von ihrer Grundidee verinnerlicht und wende sie inzwischen auch instinktiv an. Aber das ganze System will bei mir einfach nicht in den Alltag rein. Dafür kenne ich die berühmte Produktivitätskrankheit nur zu gut, bei der man sich den ganzen Tag mit Blogartikeln und Tools zur Produktivitätssteigerung beschäftigt und am Ende des Tages überhaupt nichts echtes geschafft hat. Ich bin einfach so verdammt disziplinlos.

Ich frage mich langsam, ob da nicht grundlegend was schief läuft. Warum ist denn die Nachfrage nach neuen Methoden so groß? Setzen die Methoden nicht eine Schicht zu hoch an? Wieso geht mir manches ohne Probleme, ohne Motivationsschwäche und ohne vor sich her schieben von der Hand, während ich für anderes eiserne Disziplin brauche?

Update: Um das noch mal deutlicher zu formulieren: Die Idee eines Produktivitätsblogs ist für mich noch lange nicht gestorben. Sie ist derzeit nur nicht rund. Ich hätte gern ein bisschen mehr als interessantes Zeug aus den Ami-Blogs in den deutschen Kontext zu bringen. Was ich spannend finde, ist der Bedarf an Community, den ich aus den Kommentaren lese. Vielleicht kann man hier ansetzen…

Update 2: In der Seitenleiste auf der Startseite gibt’s jetzt eine kleine Umfrage, was ihr so zu dem Thema denkt.

Update 3: Auch wenn die Mehrheit der Abstimmenden Interesse an einem Produktivitätsblog hat, habe ich mich dagegen entschieden. Ein solches, eigenständiges Blog würde deutlich zuviel meiner Zeit für ein Thema in Anspruch nehmen, das mir zwar wichtig aber auch nicht das wichtigste ist.